- Lorsque vous invitez les participants, expliquez la raison et l’objectif de l’événement ainsi que les activités prévues. Utilisez un sondage de réunion en ligne comme Framadate pour choisir le meilleur moment pour le plus grand nombre de personnes. Vous pouvez également décider de convoquer la réunion après avoir demandé personnellement aux participants s’ils étaient disponibles. Il est important que les participants s’engagent à participer à l’ensemble de l’atelier.
- Identifiez et invitez le(s) facilitateur(s) afin de guider les discussions pendant l’atelier.
- Rencontrez les facilitateurs avant l’atelier afin d’établir un consensus et de garantir une compréhension commune des processus et définitions clés, ce qui permettra d’assurer le bon déroulement de l’atelier.
- Choisissez un lieu de réunion accueillant, car vous souhaitez que les participants se sentent à l’aise et disposent de suffisamment d’espace pour dialoguer. Ce lieu doit comporter une salle pour une session plénière (où vous pouvez réunir tout le monde) ainsi que des espaces plus petits, séparés par des murs et avec de bonnes conditions acoustiques afin d’assurer un bon environnement de travail pour les sous-groupes.
- Veillez à ce qu’il y ait des chaises et des tables qui peuvent être déplacées, ainsi que des murs, des chevalets ou des tableaux blancs sur lesquels de grandes feuilles de papier peuvent être collées à l’aide de ruban adhésif et recevoir des notes autocollantes permettant de documenter les idées. Un mur blanc ou un écran de projection où vous pouvez projeter des présentations et/ou accrocher les cartes finales. Vous trouverez une liste complète de matériel ici.
- Prévoir des collations ou des repas (au moins de l’eau) en fonction de la durée de la réunion (1/2 journée ou journée entière). L’organisation doit respecter les conventions locales. Vous pouvez offrir de petits cadeaux ou des indemnités pour exprimer votre reconnaissance. Il est important de rendre votre atelier accueillant pour en assurer le succès. Veillez à répondre aux besoins particuliers des participants (parking, accès pour les personnes à mobilité réduite, etc.).
- N’oubliez pas d’envoyer un courriel de confirmation aux participants quelques jours avant l’atelier, en précisant :
- la date, l’heure et le lieu de l’atelier (comment arriver et y accéder),
- remercier les participants pour leur disponibilité et le temps qu’ils vont consacrer à l’atelier,
- rappeler l’objectif de l’atelier et donner un ordre du jour provisoire, en prévoyant au moins une séance plénière, des travaux de groupe, une discussion finale et une rencontre,
- des informations appropriées pour permettre une participation cohérente et équitable, afin de mettre tous les participants sur un pied d’égalité : des informations de base sur l’innovation, des documents clés que les participants doivent examiner avant de les aborder dans l’atelier, etc.
Nous vous suggérons de diviser l’atelier en trois parties :
- Accueil et introduction, présentation des objectifs et du programme de l’atelier (session plénière, avec tous les participants)
- Cartographie des impacts (voir « Comment cartographier les impacts ? ») (groupes de travail)
- Débriefing, présentation des résultats et discussion finale (plénière, tous les participants).
