Vous commencerez par réunir tous les participant.e.s pour les accueillir et les remercier d’avoir participé à l’atelier. Ensuite, vous leur fournissez le contexte nécessaire à la compréhension et à la réalisation des activités que vous allez entreprendre ensemble, et vous leur expliquez comment l’atelier va se dérouler.
- Dites-leur qui vous êtes et pourquoi ils et elles sont là. Vous pouvez utiliser un brise-glace pour aider les participant.e×.à mieux se connaître et à se familiariser les un.e.s avec les autres.
- Expliquez l’objectif de l’atelier et les activités qui vont être réalisées : identifier et cartographier les changements et éventuellement les impacts produits par certaines des activités de l’innovation. Vous pouvez rappeler aux participant.e.s la question clé : « Qu’est-ce que telle activité a changé à court, moyen et long terme dans le chemin vers la durabilité ? » et présenter un exemple de carte de chemin d’impact.
- Examinez ensemble le diagramme des dimensions de la durabilité d’Urbal et facilitez ainsi la discussion sur les dimensions de durabilité qui sont pertinentes à mettre en avant pour cette innovation-là.
- Présentez les activités choisies sur lesquelles les participant.e.s sont sur le point de réfléchir en groupes, et expliquer brièvement ce que l’on attend d’elles et d’eux, c’est-à-dire qu’ils et elles partagent leurs connaissances, leur expertise et leur expérience librement, sans jugement de valeur.
- Nommez et présentez les personnes chargées de la facilitation, ainsi que les personnes impliquées dans l’organisation, et précisez leur rôle.
- Présentez le déroulement de l’atelier, y compris les pauses prévues.
- Donnez des informations logistiques, telles que l’emplacement des toilettes, de l’eau et des autres commodités que vous avez prévues.
- Laissez du temps pour les questions, afin que les participant.e.s se sentent impliqué.e.s et que les choses soient claires pour toutes et tous.
Les participant.e.s doivent ensuite être invité.e.s à rejoindre les membres des groupes auxquels ils et elles ont été affecté.e.s. C’est le moment de leur distribuer quelques documents clés, parmi lesquels : un schéma des dimensions de la durabilité, le chronogramme réalisé lors de l’étape 1, le schéma des acteurs et actrices de l’innovation, un exemple de chemin d’impact, la liste des participant.e.s et leurs contacts.